Saiba agora o que é OKR e como utilizá-la em sua Organização

OKR ou Objectives and Key Results é uma metodologia de gestão utilizada para definir e rastrear os objetivos e resultados de uma empresa. 

Sua função é simplificar a definição de metas, objetivos e resultados chave de uma empresa.

Portanto, é uma excelente ferramenta de gestão que garante o foco nos resultados esperados e planejados para o negócio. 

E esse fator faz do OKR uma metodologia de gestão essencial para os empreendimentos em geral e portanto, é essencial que o conhecimento acerca do mesmo seja geral.

Assim, a Accurate preparou esse conteúdo para explicar o que é essa metodologia de gestão, e porque a sua organização precisa inserir no seu dia a dia.

Entenda o que é OKR

OKR é a sigla para “Objectives and Key Results”  (Objetivos e Resultados-chave) e designa um sistema de gestão para definição e rastreamento de objetivos e os resultados esperados.

Diferente de metodologias tradicionais, é um modelo não sistemático, sem regras inflexíveis e rigorosas.

Esse sistema é uma metodologia de gestão focada em simplificar a definição e rastreamento dos objetivos e resultados-chave de uma empresa. 

Com a utilização do OKR é possível dar uma direção clara e parâmetros mensuráveis para a conquista dos números ideais.

A origem do sistema se deu na Intel com a criação de um framework de definição de metas que se espalhou nas empresas do Vale do Silício.

Hoje, são inúmeras as empresas que utilizam o sistema, como Google, Twitter, Linkedin, Dropbox e GoPro.

Esse sistema descende de uma série de Modelos de Gestão de Metas, começando em 1950 com Peter Drucker com a sua Administração por Objetivos em Du Pont na Geórgia.

Contudo, Drucker foi refutado por diversos estudiosos, e em 1970 Andy Grove, considerado pai do OKR, passa a empregar o método na Intel.

Grove trabalha o método de maneira mais humana, fazendo com que os colaboradores alinhassem os seus objetivos com o da empresa.

Em 1999, John Doerr dá nome de OKR ao método, aplicando-o no Google e abrindo o caminho para que o mesmo fosse empregado a partir dos anos 2000 no Vale do Silício.

Conheça o Conceito de OKR e como e quando utilizar a técnica

O conceito VUCA (Volatilidade, Incerteza, Complexidade e Ambiguidade) é algo que permeia o mundo, tanto o empresarial como o pessoal. 

É preciso então trabalhar com o colaborador, para que ele não só entenda como seja capaz de estar em consonância com os objetivos da empresa. 

Quando todos falam a mesma língua diminui-se espaços para inseguranças e grandes problemas na organização.

Os Métodos Ágeis como o Scrum e Kanban, estão cada dia mais sendo utilizados nas empresas, no entanto, somente como um mecanismo de entrega. 

Estes métodos não são capazes então de planejar o projeto como um todo pois trabalha em pequenos ciclos e foca nas melhorias dos produtos. 

As avaliações também rodam em torno dos ciclos e faz com o método seja ágil para aumentar a eficiência do trabalho. 

Métodos Ágeis, são então, alicerce para a Transformação Digital, contudo, entra-se o questionamento: “Onde está a base da execução da Transformação Digital?”

E é justamente para responder e preencher essa lacuna que entra o OKR nas organizações.

Alguns Problemas enfrentados nas Empresas

Anualmente as empresas fazem levantamentos para o Planejamento Estratégico que acaba por ser algo com muitas informações e decisões a serem tomadas. 

Sem contar, que normalmente trata-se de um efeito em cascata com o dono passando o objetivo, a equipe realizando os levantamentos de custos operacionais, processos e afins, e depois passando para o operacional. 

Contudo, já não faz mais sentido realizar planejamento de longos espaços de tempos, devido à dinamicidade do tempo. 

Ou seja, um planejamento realizado para 6 meses de empresa pode chegar ao fim do ciclo sem fazer sentido nenhum com a realidade do momento.

Nesse sentido, entram os métodos ágeis para planejamentos mais curtos e que sejam capazes de criar uma melhoria em geral. 

Mas, essa mudança ainda não atingiu a todos o que faz que ainda se mantenham os relatórios anuais, análises de resultados de todo o período, entre outros pontos.

No entanto, não dá mais para esperar 6 meses para mudar o que não está dando certo, é preciso agir de maneira ágil. 

Implementar técnicas como MVP’s e Hipóteses nas estratégias, por exemplo, irá fazer com que toda a empresa caminhe na mesma cultura.

E é claro que para garantir que o operacional esteja de acordo e entregando as melhores soluções utiliza-se o Scrum.

Conceituando o OKR

Para se realizar a conceituação do OKR, podemos seguir pelos seguintes pontos:

• Modelo de Gestão Ágil de desempenho com foco nos resultados;
• Sistema para estabelecer e comunicar metas em toda a organização;
• Framework que contém um conjunto de regras e melhores práticas de gestão de metas;
• Forma de conectar os envolvidos com resultados mensuráveis, fazendo com que todos se movam para a direção desejada.

O OKR é então uma ferramenta de planejamento e alinhamento que facilita o pensamento crítico e impõe uma disciplina contínua. 

Isso tudo garante que os funcionários trabalhem em colaboração, concentrando sua energia e esforços em contribuições quantificáveis que impulsionam os objetivos organizacionais.

Para garantir que o OKR tenha o resultado esperado é preciso então entender os atributos dos componentes chave da ferramenta.

Primeiramente, entram os Objetivos que busca responder o seguinte: “O que queremos alcançar? Para que estamos trabalhando sem focar nas tarefas que levam até esse lugar?”

Importante salientar, que o objetivo deve ser qualitativo, inspiracional e motivador, ambicioso (sonho grande) e geralmente definido para um período curto, como 3 meses.

Em segundo têm-se os Key Results, KR que buscam saber: “Como medir o progresso em relação ao objetivo?”.

Neste, deve-se buscar uma análise quantitativa, definir de 2 a 5 por Objetivo, e lembrar-se que eles podem ser métricas ou milestones.

Além disso os KR, podem seguir o critério SMART (Específico, Mensurável, Atingível, Relevante e Ter prazo).

Por fim, eles devem ser difíceis, mas não impossíveis e é preciso estar claro na mente que eles são o resultado final de uma série de tarefas, mas não as próprias tarefas.

O OKR na Accurate, exemplo

Na Accurate para garantir que o OKR seja aplicado de forma eficiente na organização, projetos e afins a Accurate utiliza o seguinte modelo:

• Objetivos: o que queremos, deve ser abrangente seja para o produto ou para a empresa;
• Resultados-chave KR: Como será medido, como é possível medir o progresso do objetivo, deve ser específico com índices numéricos;
• Iniciativas: Como fazer e o que será feito para atingir o resultado, o definido neste projeto forma o Backlog Product – Scrum.

Para escrever um bom OKR, há um modelo muito eficiente mostrado abaixo:

“Vamos (objetivo). E saberemos se fomos bem sucedidos se conseguirmos (Resultado-chave), (Resultado-chave) e (Resultado-chave)”.

Por exemplo: Vamos crescer em participação no Mercado Brasileiro, e saberemos se fomos bem sucedidos se conseguirmos gerar R$2 milhões em vendas globais, Iniciar vendas no Nordeste e Reduzir número de devoluções de produtos de 10% para 5%.

Outros exemplos:

Objetivo 1: Gerar brand awareness
Key Result 1: criar uma identidade visual marcante;
Key Result 2: anunciar nas redes sociais;
Key Result 3: aumentar a memória de marca nas pessoas através de patrocínios de eventos, projetos e celebridades.

Objetivo 2: Escalar as vendas
Key Result 1: dobrar o número de leads que foram gerados mensalmente;
Key Result 2: enviar 80% dos leads qualificados para o fundo do funil;
Key Result 3: aplicar estratégias de up selling e cross selling.

Níveis de OKR

Há 3 níveis de OKR que podem ser aplicados, são eles: nível organizacional, departamental e individual. 

Cada um desses abrange respectivamente as áreas da empresa como um todo, depois áreas, times e departamentos específicos e por fim, os colaboradores um a um.

OKR’s organizacionais fazem com que toda a empresa esteja de acordo com os objetivos a serem alcançados.

Normalmente são definidos de forma estratégica e anualmente, podendo englobar departamentos e unidades muito grandes na empresa.

Já os OKR’s departamentais são direcionados para a atuação de cada time, contudo, não pode deixar de estar alinhado com o objetivo geral da empresa.

O recomendável é que estes OKR’s chamados de táticos para equipes sejam definidos trimestralmente, havendo uma revisão no meio desse período.

Por último, mas não menos importante, os OKR’s individuais focam na performance e nas entregas que se esperam de cada colaborador.

Estes últimos são administrados através de Check-ins semanais com o intuito de rastrear os resultados esperados.

Dessa forma, podem se realizar as seguintes ações de acordo com o período:

• Trimestralmente

É realizada uma avaliação de execução das KR’s e o planejamento do trimestre seguinte com a criação dos objetivos com suas respectivas chaves de resultado.

Se for o início do processo de implementação da técnica, realiza-se apenas a criação das metas.

• Semanalmente

Deve ser avaliado e registrado o progresso da semana que passou e criar uma lista de atividades com base nas KR’s pendentes para a próxima semana.

• Diariamente

Realiza-se o bloqueio de um tempo na agenda para a execução de algumas das atividades da lista da semana.

Acompanhando os Objetivos 

O acompanhamento de resultados é essencial para garantir que o método está funcionando e para controlar os prazos das metas. Você pode, por exemplo, fazer esse monitoramento semanalmente.

A Linha do Tempo de acompanhamento de OKR, segue o modelo apresentado na imagem abaixo:

O Brainstorming (reunião de ideias) é realizado entre o final de novembro e início de dezembro.

Dessa forma, antes do fim de dezembro é realizada a comunicação dos OKR’s de nível empresarial, definidos juntos aos gestores da empresa.

Os OKR’s de nível departamental e individual definidos juntos aos coordenadores e colaboradores, são comunicados respectivamente, na primeira e na terceira semana de janeiro.

Com isso definido, segue-se o processo com check-ins individuais sendo realizados semanalmente até a última semana de março. 

No fim do primeiro trimestre é realizada a revisão de resultados departamentais e a apresentação dos novos OKR’s departamentais e individuais.

Este processo de check-ins semanais, revisão e apresentação de novos OKR’s departamentais segue-se nos trimestres seguintes até o fim de novembro. 

Ao fim do ano é realizada a revisão dos resultados e aberto um novo ciclo para o próximo ano.

Os Check-ins podem ser realizados por meio de uma planilha, onde se identificam os KR, e como estão os resultados, lembrando sempre que deve ser um processo rápido.

Coloque o OKR em prática, e seja transparente

O princípio central do OKR é que ele preza pela transparência, pois, sem ela a estratégia não será bem sucedida. 

Portanto, garanta que todos na empresa fiquem à par dos objetivos e dos key results, assim como das métricas e resultados.

E lembre-se de que o intuito não é colocar pressão nos colaboradores para que eles atinjam as metas, mas sim garantir que eles se mantenham informados sobre todos os processos e entendam como podem colaborar.

O primeiro passo ou Passo 1 para se implementar o OKR em uma organização é a definição dos objetivos a nível geral por parte do CEO com apoio dos gestores de cada área. 

A partir do OKR geral, segue-se para o Passo 2 onde é realizado um rascunho dos objetivos para os departamentos e indivíduos.

E no passo 3 diretores e gestores de cada área definem os OKR’s junto aos líderes dos times, esses servirão no passo 4 como rascunho para os OKR’s do time.

Já no passo 5 cada time desenvolve os objetivos do time com o auxílio e acompanhamento de todos os membros e estes servirão de rascunho no passo 6 para os objetivos individuais.

Seguindo para o Passo 7 é o momento de definir os objetivos individuais e isso é realizado por cada um. 

O passo 8 é aquele em que todos os OKR’s definidos são divulgados, e assim entra no passo 9 de acompanhamento. 

É um passo onde se analisa como está o andamento para alcançar o objetivo e se necessário de adaptações e mudanças.

Com o tempo é possível realizar o desdobramento, onde os objetivos podem se entrelaçar e ser levado a outros lugares. 

Por exemplo, o objetivo da empresa é levado até as áreas que levam até os times e depois aos indivíduos. 

No entanto, é preciso que os objetivos façam sentido não só para a empresa como para todos os outros níveis, caso contrário é desnecessária essa ação.

Sendo que muitos estudiosos, em especial no Google, apontam que os objetivos devem vir de baixo para cima, ou seja, dos indivíduos para a organização.

Inclua a equipe na definição de objetivos

Em algumas metodologias mais tradicionais, é natural que apenas os líderes e gestores se envolvam nas definições das metas. 

Esse certamente não é o caso do OKR. Para uma empresa alcançar o topo, é preciso da colaboração de todos, então por que não incluir todos no OKR?

Faça o seguinte: deixe 40% do trabalho de definição à cargo dos líderes e o restante com as equipes. O objetivo é fazer com que a visão de todos seja útil no processo.

A conclusão que tiramos disso tudo é que vale a pena sim aplicar o OKR na sua empresa, especialmente se você anda com dificuldades na gestão.

Seja a sua empresa de pequeno, médio ou grande porte e seja a cultura dela mais moderna ou não, o OKR serve porque ele foi feito para todas as organizações. 

E além de contribuir com a inclusão de todos os colaboradores, a metodologia é altamente flexível.

Ferramentas para gestão de OKR

Existem diversas ferramentas para realizar o acompanhamento e gestão dos OKR’s definidos para a empresa. 

Logo abaixo você encontrará algumas sugestões muito eficientes:

• Trello
• Google Drive
• iOKR, CoBlue e Weekdone

O Trello é uma ferramenta onde podem se criar quadros e dashboards de acompanhamentos das atividades e objetivos definidos. 

No Google Drive é possível criar planilhas de acompanhamento, que podem ser acessadas por todos os envolvidos. 

Por fim, há uma série de aplicativos específicos com ferramentas para a gestão de OKR da sua empresa.

Quer saber mais sobre OKR’s?

Acompanhe esse treinamento exclusivo e descubra como definir e rastrear os objetivos e resultados de uma empresa utilizando a metodologia OKR.

Venha para a Accurate

Na Accurate há sempre a preocupação, não só de entregar as melhores soluções como garantir que os objetivos sejam alcançados, tanto para a empresa como para os indivíduos.

E isso se dá com a utilização do OKR e tantos outros métodos para garantir que todos os processos sejam eficientes. 

Se você é da área de tecnologia ou semelhantes e quer fazer parte de um time que busca melhoria e inovação sempre, dê uma olhada na página de vagas da Accurate. 

E se quiser saber mais sobre as soluções desenvolvidas pela empresa acesse o site. 

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Autor

Mauricio Tadini

Gerente de Projetos e Scrum Master. Perfil profissional construído nas diversas áreas de Tecnologia da Informação, com foco na otimização do negócio. Atuei como Gerente de TI aprimorando a minha experiência na organização de processos e recursos para otimizar a prestação de serviços de TI, controle orçamentário e indicadores de resultado. Comprometido com resultados e entregas no prazo e com qualidade de projetos em tecnologia com Oracle Cloud, E-Commerce, Mobile, CRM, ERP, SCM. Busco eficiência e trabalho apoiando-se em tecnologias emergentes com foco em inovação, prática PMI e metodologias Ágeis, OKR, Lean, Scrum e Kanban para os alcances das metas. Líder experiente na coordenação, formação e desenvolvimento da equipe com forte visão para alcançar reconhecidos resultados. Vivência em vários projetos da iniciativa privada e de setores públicos.

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